moware Softwarelösungen

Dokumenten­manage­ment (DMS)

Ordnung ins Chaos. Das ist das Mindeste, was man von einem Computersystem erwarten kann.

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Dokumente sind vielfältig. Ordnen wir sie!

Dokumente werden automatisch erstellt (Ausgangsrechnungen, Angebote, ...), liegen in digitaler Form vor (E-Mails, E-Rechnungen) oder werden eingescannt. Im DMS sind sie dann alle gleich. Es sind Verträge, Organisationsbeschreibungen, Briefe, Prüfprotokolle oder Pläne.

Auf Knopfdruck stehen sie zur Verfügung.

Warum warten? Schneller Zugriff!

Laut einer 2018 durchgeführten Befragung von 1000 Büroangestellten, gaben 64 Prozent der Angestellten an, über 60 Minuten der täglichen Arbeitszeit mit Routinetätigkeiten wie der Suche und der Archivierung von Dokumenten zu verbringen (Quelle: Fraunhofer IAIS).

Machen Sie Dokumenten schnell und einfach zugängig. Aus der Adresse stehen Dokumente sofort und "auf Knopfdruck" zur Verfügung. Bereits die Abfrage nach Dokumenttyp (z.B. Verträge) bringt ein präzises Abfrageergebnis.

 

moware DOKUMENTEN­MANAGE­MENTSYSTEM (DMS)

Die Aufgabenstellung

  • Usability, Bedienung
    Einfache Bedienung durch automatische Abläufe
  • Vernetzung der Systeme
    Unabhängig von der Quelle (automatisch, liegt in digitaler Form vor, eingescannt) stehen die Dokumente geordnet zur Verfügung
  • Kontrollierte Abläufe
    Wiedervorlagedatum und Kontrolle durch den DB-Watcher (Datenbankwächter)
  • Nachvollziehbare Abläufe
    Change Log (Änderungshistorie)

B2B Systeme

Die Vorteile – Dokumenten­manage­ment

„Lassen Sie Ihren Computer Ihre Dokumente verwalten. Legen Sie sie ab oder noch besser: Lassen Sie die Software Dokumente ablegen und Sie haben sie immer sofort zur Verfügung.”

Ihr Dipl.-Ing. Dr. Heinrich Moser

 

  • Automatische Ablage aus der Anwendung
    • Ausgangsrechnungen
    • Offerte
    • Auftragsbestätigungen
    • Prüfprotokolle u.ä.
  • Greifen Sie aus der Adresse auf die Dokumente zu
  • Integrieren Sie auch Ihre E-Mails in das DMS
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Die Module

Die Warenwirtschaftscompany – wir stellen die Einbindung in bestehende Systemumgebungen, die hochspezialisierte Softwarelösung, die Organisationsbegleitung, das Projektmanagement, die technische Beratung bis hin zur laufenden Betreuung in den Vordergrund.

moware DMS passt sich an

  • Frei definierbare Dokumenttypen
  • Darstellung der Akte in einer Baumstruktur mit Navigations- und Suchmöglichkeit
  • Der Ordner kann zur einfacheren Lesbarkeit auch unerlaubte Zeichen beinhalten (z.B. 1/2/3)
  • Schlagwortsuche
  • Volltextsuche
  • Anwenderbezogene Favoriten für Ordner und Dokumente
  • Änderungsprotokoll

Offene Dateisysteme

  • Ablage in jedem WINDOWS-Format (daher jederzeit und überall lesbar)
  • Daten sind aus der Anwendung (Adressen, Artikel, Rechnungsabfrage, etc.) abrufbar
  • E-Mail Speicherung im msg-Format
  • Datensicherung einfach auf Dateibasis
  • OUTLOOK-Assistent für automatische Ablage

OUTLOOK-Integration

  • Ablage von E-Mails mit dem Outlook-Assistenten direkt zur Adrsse des Absenders/Empfängers.
  • E-Mail Ablage
  • Automatischer Vorschlag
  • Manuelle Adressanwahl
  • Automatische Speicherung im Adressverzeichnis
  • Ablage bei mehreren Ablageorten gleichzeitig möglich (z.B. Adresse und Ablage E-Rechnungen)
  • Ablage auch am lokalen PC (Für vertrauliche E-Mails)
  • Ablage in Unterverzeichnissen des Kunden (z.B. für bestimmte Projekte)

Integration in Ihre Auftragsbearbeitung (Billing-System)

Innerhalb der Auftragsbearbeitung können Dokumente aus verschiedenen Anwendungen direkt abgerufen werden:

  • Adressen
  • Aufträgen/Offerten
  • Produktionsaufträgen
  • Artikeln
  • Chargen

Die Auftragsbearbeitung erzeugt Dokumente auch automatisch:

  • Formatiert sie als PDF-File
  • oder erstellt sie als PDF-Anhang zu E-Mails
  • und legt sie ann automatisch im richtigen Dokumenttyp ab:
    • Ausgangsrechnung
    • Lieferschein
    • Auftragsbestätigung
    • Bestellung

Das Produktblatt moware Dokumentenmanagement (DMS)

Das Organisationssystem für Ihren Dokumentenzugriff

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